현실로 다가온 국내 최초 인터넷 기반의 팀웨어 팀오피스를 사용해보니

이제는 뛰어야 할게 아니라 날아다녀야 겠어요. 팀원들의 업무관리는 물론 프로젝트 진행 상황을 보다 빠르게
보다 편리하게 그리고 언제 어디서나 공유할 수 있는 팀오피스의 등장으로 진보된 업무관리가 현실이 되었습니다.
스마트폰이 빠르게 대중화가 되어 더욱 뽐뿌질을 합니다. 손쉬운 메일 확인 뿐 만 아니라 시공간의 개념이 깨지면서
빠른 의사결정으로 많은 일들이 변하고 있습니다. 잠시라도 넋 놓고 있다가는 바로 도태가 되는 시대입니다.

팀오피스의 특징

먼저 팀오피스의 특징를 간단히 살펴보고 설치와 활용에 대해서 설명해 보겠습니다.

프로젝트
여러개의 프로젝트를 동시에 진행가능합니다. 기본에 충실하면서도 간단하게 프로젝트를 관리할 수 있습니다.
업무관리
업무관리 업무가 지연되는 것을 막아드립니다. 기한에 따라 업무일정이 관리되므로 업무가 누락되거나 지연되는
일을 예방할 수 있습니다.
보고서
보고서 종이 보고서를 잊게 해드립니다. 각종 보고서에 대한 제출과 승인기능을 완벽하게 사용하실 수 있습니다.
캘린더
캘린더 서로의 일정을 빠르게 알려드립니다. 조직 내 또는 작업자간에 행사, 미팅 일정을 쉽게 공유할 수 있습니다.

팀오피스 설치

http://www.teamoffice.com에 연결 하시면 무료로 체험하실 수 있습니다. 부여받은 라이센스번호를 입력하여
등록을 하였습니다. 등록을 하시면서 동시에 팀원들에게 초대장을 작성합니다. 일단 2명을 초대해 보았습니다.

초대장을 받으신 분의 화면입니다. 제가 사용하는 메일로 한번 보내 본 화면입니다. 팀원들은 아래와 같이 초대장을
통해서 해당 캠프에 등록을 할 수 있습니다. 초대 받은 팀원은 기본정보를 입력을 하게 됩니다.

초대받은 팀원이 Pingu 캠프에 등록한 업무관리 화면입니다. 큰 아들의 사진을 등록해서 조금은 더 리얼하죠.
팀원은 여러분들이 업무에 맞게 초대를 하시면 됩니다.

프로젝트, 일정관리를 할 수 있는 웹서비스(스마트 폰도 활용 가능),TeamOffice

프로젝트명을 『틈새시장 공략』으로 해보겠습니다. 전월대비 20% 성장을 위해 팀원들과 프로젝트를 진행 한다고
합시다. 우선 팀원으로 초대를 하고 초대메일을 받은 팀원은 팀오피스에 자신의 신상을 등록합니다.
신입직원이 아니고서는 이미 등록이 되어 있겠죠. 팀장으로부터 프로젝트 참여 메일을 받게 되면 자동으로
프로젝트는 바로 팀장의 지시와 함께 시작이 됩니다.

프로젝트의 진행을 하면서 팀원들에게 트위터 계정을 만들라고 지시를 내립니다.

팀장의 지시한 내용이 인터넷을 통해 팀원들에게 전달되고 팀원의 간략보고 코멘트 작성과 동시에 팀장에게 바로
전달이 됩니다. 스마트폰에서도 확인이 가능합니다.

팀장이 내린 지시는 사무실에 없더라도 지시를 받을 수 있고 팀원들은 영업중에도 실시간 보고가 가능해서 빠른
의사결정을 돕습니다. 팀원들은 퇴근하면서 깜빡 잊고 보고를 하지 않았더라도 다시 사무실로 올 필요가 없겠죠.
이렇게 유기적으로 팀원들과 함께 프로젝트를 진행한다면 보고로 인한 불필요한 시간을 줄일 수 있어 이는 회사의
비용절감에도 도움이 됩니다.

업무관리와 보고서 그리고 캘린더

그밖에 업무관리, 보고서등의 기능도 업무의 지연이나 누럭을 방지할 뿐만 아니라 Paperless를 실현해서 종이로 된
서류를 보관하거나 찾기 위한 비용과 시간을 줄여 생상성을 높이는게 기여합니다.

더구나 캘린더 기능은 각자의 스케쥴을 입력해서 조직내에 회의를 잡거나 작업자건의 행사가 겹치지 않겠죠.
한번 일정을 잡으려면 관련 직원과 전화를 해서 조정하다보면 여간 스트레스 받는 일이 아닙니다. 물론 타이트하게
업무가 진행이 되기도 하겠지만 그건 팀장이 적정하게 조율을 하고 진행면서 애로사항을 수렴하면 보다 효과적인
시스템 이용이 가능하겠습니다.

출근부 기능

출근부 기능이 강화되어 외근후 복귀신고, 철야상태 기록, 선택적 출근부 사용멤버 관리등을 할 수 있으며
너무 빡빡하게 돌아간다고 생각한다면 축근부 미설정을 하실 수 있으며 멤버간의 단합을 위해 멤버간의 출근 현황을
비공개할 수도 있습니다. 모바일로도 가능하냐구요. 물론이지요.

현황판으로 업무와 일정을 손 안에

출근과 동시에 아니죠 출근하면서 스마트폰으로 오늘의 업무와 일정을 체크하고 하루를 계획하게 됩니다.
어떠신가요. 이전보다 훨씬 수월한 조직관리가 가능하겠죠.

사용후기

팀장은 최일선에서 팀을 이끄는 중요한 위치에 있는 관리자입니다. 팀장의 업무관리 능력이 강조되고 있습니다.
결재서류 들고 보고하는 조직관리는 이제는 더이상 허용이 되지 않습니다. 따라서 팀원들간에 완벽한 공유와
실질적인 협업이 이루어지는 팀오피스의 기능에다가 체계적인 기록이 함께 보장이 된다고 하니 이제 골머리
썩을 필요가 없겠더라구요. 스마트폰의 확대가 무섭습니다. 더이상 머뭇거리다가는 미래를 보장받기 어려운
상황이며 빠른 의사결정과 보고로 팀원과 팀장의 관계를 하나로 묶는게 얼마나 중요한지 알겠더라구요.